La rentabilidad es el objetivo principal de cualquier modelo de negocio, en la consecución de ella debe concentrarse la gestión eficiente de los recursos y procesos administrativos internos. Este proceso administrativo es sumamente complejo y multifactorial, lo que hace necesario que los administradores de negocios de restauración deben contar con competencias específicas que permitan hacer frente a las necesidades internas y a los contextos circundantes.
Como cualquier tipo de negocio, un restaurante funciona con el objetivo fundamental de la obtención de la rentabilidad, para lograrlo, se debe realizar un manejo correcto y eficiente de los procesos administrativos y de sus productos o servicios, siempre con una perspectiva de satisfacción al cliente. Para lograrlo, las empresas restauranteras deben allegarse de herramientas humanas y tecnológicas que les permitan operar de manera integral.
Entre todas las herramientas de gestión, se distinguen los programas computacionales para la administración de restaurantes. Estos sistemas se utilizan para asistir y brindar apoyo en todos los niveles de operación; los beneficios de usar estos desarrollos garantizan, en buena medida, la eficiencia en la utilización de recursos, la reducción en los tiempos de espera de los clientes, la calidad y el ahorro financiero y de tiempo.
Previo a elegir de la oferta de productos informáticos, los administradores de restaurantes deben definir de manera clara cuáles son sus indicadores clave de rendimiento (KPI) e identificar las áreas de oportunidad en la procuración adecuada del negocio, así como reforzar las áreas con un correcto desempeño. Estos indicadores deben cumplir con ciertas características básicas: deben ser aplicables a la línea de negocio, estar bien definidos, ser compartidos a todo el personal y tener relevancia estratégica para alcanzar los objetivos. Se relacionan con varios conceptos medulares para la correcta administración del modelo, entre los más relevantes podemos mencionar: la gestión de cocina, de la recepción de clientes e insumos, costos laborales, funciones de ventas y marketing, indicadores de finanzas y administración. (1)
Primer antecedente moderno de gestión: Cuadro de mando integral
El sector de la restauración ha tenido que desarrollarse en entornos cada vez más competitivos y complejos. Esto trajo como necesidad imperiosa la adaptación a los cambios del mercado y las nuevas necesidades de satisfacción de los clientes reales y potenciales. La calidad y eficiencia comenzaron a imponerse en el entorno comercial, como los elementos necesarios e indispensables, junto con la implementación de procesos de gestión integral de excelencia.
Para asegurar la calidad de sus productos y servicios, las organizaciones han dejado de lado, las prácticas administrativas que solo se priorizan los aspectos financieros. Ahora deben integrar a sus sistemas de gestión y control, el análisis de los recursos intangibles como una variable importante para la rentabilidad de la empresa.
El llamado Cuadro de Mando Integral (CMI) es un instrumento que combina en su estructura a los activos de la empresa, en la búsqueda de lograr los objetivos. Son sistemas de información y bases de datos que ayudan a la medición de los indicadores de gestión diaria y permanente, de manera que permita visualizar, de manera ágil, el estatus y progreso de la empresa; así como una sistematización de datos relevantes para la toma de decisiones estratégicas y el uso eficiente de los recursos. (2)
El Cuadro de Mando Integral (CMI) surge de la necesidad de utilizar un conjunto de indicadores para obtener información crucial de gestión. Su precedente más cercano es una herramienta llamada Tablero de Control que permitía contar con inmediatez de informes e indicadores que permiten el control financiero de la empresa. Este desarrollo evolucionó hacia la combinación de los indicadores financieros y no financieros que permitían gestionar los diferentes procesos administrativos del negocio. Es un modelo de medición que comunica la estrategia a todos los niveles de la organización y alinea las acciones administrativas en una misma dirección.
Estas herramientas se basan en la consecución de la calidad, el control y la mejora continua. La esencia de los sistemas informáticos de gestión restaurantera es la traducción de la visión y la estrategia en un conjunto de objetivos por perspectivas, con un sistema coherente de indicadores, que permiten la gestión global de la organización. (3)
Si analizamos algunos de los principios de la Organización Internacional de Normalización (ISO) para la implementación un Sistema de Gestión de la Calidad, podemos percatarnos de la relevancia de los software de operación. En ellos se materializa la necesidad de ver a las organizaciones como un conjunto de procesos interrelacionados, logrando así su eficacia y eficiencia operativa que busca la calidad de los resultados. Permite controlar situaciones específicas, tales como el cálculo de costo por platillo y bebidas, almacenaje, equipamiento, mínimos y máximos de compras, presupuestos, pronósticos de venta y varios tipos de control. (4)
En la actualidad en el mercado de este tipo de productos que replican y mejoran muchas de las cualidades del CMI, software de POS (Point of Sales) que tiene aplicativos y funcionalidades que permiten facilitar la gestión de empresas de restauración:
Epos Now
Es un sistema de Punto de Ventas que se adapta a la mayoría de los restaurantes, de cualquier tipo y tamaño. Incluye periodos de prueba, manejo sencillo del inventario, rendimiento de tu personal y dashboards personalizados, información de productos y ventas en tiempo real.
SimpleOrder
Este desarrollo informático para restaurantes ayuda a manejar los inventarios y operaciones. Muestra listados de precios de alimentos en tiempo real, mejora compras, pedidos, crédito y devoluciones de todos los proveedores. Elimina tareas repetitivas y gestionar todos los procesos de pedidos.
BACON
Este software proporciona datos que permiten reducir gastos innecesarios y determinar el costo de un alimento o bebida específicos. Ofrece una visualización conjunta del restaurante y el manejo eficiente de inventarios. Proporciona inmediatez en las erogaciones de la institución.
Sling
Permite el manejo sencillo de los horarios y procesos de comunicación para los colaboradores. Es gratuito y permite abonar de manera positiva a la mejora del ambiente de trabajo y al afianzamiento de la cultura organizacional.
MarketMan
Es un software para restaurantes y ayuda en la gestión de inventario. Brinda herramientas para administrar proveedores, pedidos y costos de menú. Agiliza el proceso de proveeduría de productos e inventario, información constante de precios y sus variaciones.
Avero Slingshot
Es una plataforma basada en la nube y un software de servicio, se le conoce como ScuS (Software as a service). Ofrece el manejo de información compuesta de datos concretos y procesables y cuenta con varios módulos: manejos de costos, productividad y utilidad. Permite el acceso instantáneo a información, control de operaciones back office y ayuda de manera sencilla a la planificación estratégica.
Toast POS
Es un sistema de gestión de POS y software para restaurantes, está construido específicamente para servicios de comidas: Permite a los clientes realizar pedidos, actualizar menús y administrar la nómina de los colaboradores. Genera pedidos en línea, informes en tiempo real y el manejo de programas de lealtad.
Abantime
Software de TPV (sistemas de pago) para hostelería. Cuenta con programas específicos para catering, pizzerías, fast foods, cafeterías, discotecas y restaurantes. Con este software es posible optimizar todos los procesos de venta, cobro y cierre de caja, agilizar el trabajo en la cocina con la visualización de los platos pendientes de preparar y servir, aumentar la rotación, gestiona el rendimiento del establecimiento desde el móvil o Tablet, así como la planificación de los temas de personal.
Touch Bistro
Este programa está diseñado para satisfacer las demandas de la industria restaurantera, ayuda a administrar todas las áreas clave del negocio. Abona al incremento de ventas, mejore el servicio al cliente y dota de información para la toma de decisiones estratégicas y comerciales.
Thrive POS
Es un desarrollo tecnológico sumamente robusto para restaurantes de pizzas. Permite la gestión de descuentos, tarjetas de regalo, gestión de inventario, programas de lealtad y seguimientos de ventas.
Lightspeed Restaurant
Es una aplicación de POS adecuada para restaurantes pequeños a medianos. Ayuda a garantizar actualizaciones rápidas del estado de los pedidos, ayuda a publicar datos de ventas diarias y el ahorro de tiempo.
DineTime Host
Es una solución completa para el manejo de restaurantes, permite gestionar las listas de espera y reservas, desarrollar planos de planta y supervisar la gestión de mesas, obtener acceso a métricas de rendimiento y el uso práctico de tablets interactivas.
Lavu
Este sistema ocupa el lugar de honor en la gestión de POS con iPad para restaurantes. Permite altos estándares de administración de restaurantes y servicio al cliente. Garantiza una programación de turnos y un proceso de capacitación sencilla para los colaboradores.
Jolt
Es una solución de administración de restaurantes basada en la nube y diseñada para automatizar y simplificar la administración de tareas. La usan principalmente talleres de reparación de automóviles, negocios de lavado de autos y de comestibles. Ayuda a eliminar la necesidad de listas de verificación, permite reunir toda la información operativa, mejorando la productividad de los empleados.
ShopKeep
Software de POS para iPad, es ideal para restaurantes pequeños y medianos. Ahorra tiempo y energía, ya que automatiza tareas como inventario y contabilidad; proporciona informes en tiempo real y análisis detallados.
Breadcrumb
Sistema de gestión de restaurantes y sistema POS para iPad, permite controlar el restaurante a distancia. Permite utilizar el sistema de punto de ventas y de pagos sin acceso a internet, gestiona de tablas con codificación de colores y gráficas de progresión de comidas. Permite administrar las mesas, los empleados y los elementos del menú; ayuda a reducir la tasa de rotación de personal y a aumentar los márgenes de ganancias y a optimizar el menú del restaurante.
Galdon
Este software pertenece a las soluciones ERP (Enterprise Resource Planning - Planificación de Recursos Empresariales) que permiten la integración de todas las operaciones de una empresa: la producción, la contabilidad, la logística y el inventario. Permite gestionar todas las áreas de un restaurante, se incluyen herramientas avanzadas de predicción y análisis de estados contables y necesidades en cuanto a logística, así como la gestión de RR. HH.
OpenTable
Es un software para restaurantes que ofrece un motor de marketing, capacitación en línea gratuita y acceso a empleados con experiencia práctica en la cocina, servicio y facturación. Los clientes pueden hacer reservas por medio de sus dispositivos móviles.
Zomato Base
Es un sistema de POS basado en la nube ideal para la administración de restaurantes. Es compatible con otras aplicaciones a través de una única plataforma, permite cambiar los menús y los precios al instante, generar informes, administrar recetas; sigue funcionando para que no pierdas ventas.
Clover
Es un sistema POS integrado, diseñado para restaurantes pequeños y medianos. Realiza un seguimiento del inventario, el menú y la administración de recursos humanos. Permite la aceptación de medios de pago y puede gestionar a los empleados para recompensar al personal y reconocer a los mejores colaboradores. Es compatible con aplicativos como QuickBooks, Shopify, Time Clock y Yelp.
inResto
Software de administración de restaurantes que incluye 8 módulos que se pueden adquirir y utilizar de manera individual. Agiliza la función Dine-in y agiliza la experiencia de tus comensales. Permite el almacenamiento electrónico de la información de los comensales y la gestión de programas de lealtad, así como los pedidos, reservaciones y promociones. (5)
La complejidad de la gestión en hostelería hace necesaria la utilización de herramientas informáticas que permitan una gestión integral de todas las variables para configurar un negocio de restauración. De su eficiente utilización y provecho dependerá en buena medida las condiciones de adaptabilidad de los negocios de este tipo, sobre todo después de una etapa complicada, como lo fue la pandemia por la COVID-19.
