En la actualidad, el sector hotelero se enfrenta a diversos desafíos que requieren soluciones innovadoras para garantizar el éxito y la rentabilidad de los establecimientos. Una de las herramientas que está revolucionando la gestión de propiedades hoteleras es el Property Management System, un sistema tecnológico que permite optimizar la administración de los hoteles de una manera eficiente y efectiva.
Estos sistemas de administración hotelera se definen como una plataforma que posibilita a un hotel o a un conjunto de hoteles, el manejo de diferentes tareas como recepción, limpieza, contabilidad, reservas, relaciones con huéspedes, mantenimiento, control de stock, recursos humanos, software TPV, etc. Gracias a estas funcionalidades incorporadas, los departamentos del establecimiento pueden trabajar de forma coordinada, logrando eficacia y optimización de resultados.
Así mismo, los PMS hoteleros también permiten manejos más específicos como la asignación de habitaciones, gestión tarifaria y facturación. Además, puede incluir acciones complementarias como la operación de alimentos y bebidas, ejecución de ventas, catering, administración de eventos, gestión de ingresos, etc. (NS Hoteles, 2021).
De acuerdo con el portal SPnet (2024) podemos resumir que un PMS es un software que automatiza las operaciones comerciales, organizativas y administrativas de los hoteles con el objetivo de implementar una gestión más eficiente de los recursos del establecimiento que repercuta de forma positiva en la experiencia de los huéspedes.
Por todo ello, un sistema PMS se convierte en una necesidad en pos de mejorar la experiencia de los huéspedes y la optimización operativa. Estos sistemas integran y centralizan todos los procesos clave de un establecimiento hotelero. Al implementar un PMS hotelero, se puede dar seguimiento preciso, gestionando de manera eficiente los recursos y automatizando las tareas repetitivas.
Optimización en la Toma de Decisiones
Elegir el Property Management System adecuado es crucial para el éxito de los hoteles. Esta selección es uno de los aspectos más importantes en la industria inmersa en entornos VUCA, lo que se convierte en una ventaja competitiva, creando nuevas oportunidades de negocio y evolución.
Por ejemplo, si el sistema elegido es una solución basada en la nube, se adhieren ventajas competitivas respecto a la instalación del software y al mantenimiento de servidores. Esto significa que el acceso al sistema se puede realizar desde cualquier lugar y en cualquier momento (24/7), lo que es especialmente útil si se está fuera de la oficina. (Brickon, 2024).
En este sentido, existe una gran oferta en el mercado, tanto en funcionalidades, precios y marcas desarrolladoras. El abanico de soluciones ofrece facilidades en la interacción con usuarios e interfaces intuitivas con un completo enfoque al cliente. En términos generales, los distintos PMS hoteleros combinan motores de reservaciones de alto desempeño y funcionalidades que controlan tareas de áreas operativas.
Funciones Clave de un Software de Gestión hotelero
De forma común, la mayoría de los desarrollos comparten atributos útiles para una administración integral. Estos desarrollos cuentan con un panel de mando accesible que facilita la administración de las tareas diarias. Permiten acceder a información básica para completar las labores de gestión con rapidez y eficiencia. Por medio de estos Front-ends se tiene acceso al inventario de las habitaciones, la ocupación, las llegadas y las salidas, etc., lo que permite tomar decisiones informadas.
En segunda instancia, los programas de gestión cuentan con un channel manager sincronizado que posibilita la venta multicanal del inventario disponible en múltiples plataformas online (OTA, GDS, sitios de reserva regionales y metabuscadores). Un gestor de canales eficiente aumenta la visibilidad, incrementando las reservas y beneficios, sin riesgo de overbooking. (Cloudbeds, s.f).
Otro rasgo básico de los software hoteleros es contar con un calendario para visualizar reservaciones y optimizar el plan de alojamiento. Además, esta agenda normalmente es fácil de leer y permite identificar la disponibilidad oculta. Estos ajustes ayudan a detectar oportunidades y mejorar sustancialmente la experiencia del huésped.
Por otro lado, los PMS incluyen la garantía en la asignación y control de la limpieza de habitaciones. El PMS puede agilizar la generación de informes que indiquen el estado de cada cuarto antes de la llegada de un nuevo huésped. Por otro lado, el PMS también integran sistemas de gestión de ingresos (RMS) que recopilan datos del mercado en tiempo real y actualizan precios de forma automática, con ello se pueda hacer una tarificación informada y competitiva.
También es deseable contar con un procesador de pagos integrado que ayudará a agilizar los cobros a huéspedes, la facturación electrónica y la contabilidad, además de generar informes precisos y sin errores. Además, esta data diaria es fundamental para la gestión de los ingresos. También permite hacer benchmarking estratégico de las grandes cadenas hoteleras.
El PMS elegido también debe contar con un motor de reservas gratuito. Estas reservaciones directas son valiosas fuentes de ingresos para los negocios. Un motor de reservas integrado evita problemas de integración y asegura que los usuarios puedan comprar fácilmente y desde cualquier dispositivo. Al aglutinar reservas, tarifas y ocupación, se pueden generar informes oportunos de seguimiento comercial.
Casi todos los PMS competitivos tienen secciones de administración de huéspedes. Con el CRM se busca almacenar datos de los clientes y establecer herramientas de comunicación automatizada con ellos. Esto es crucial, ya que la comunicación tiene un gran impacto en la experiencia, satisfacción y fidelización de los visitantes.
Por otro lado, en caso de necesitar herramientas adicionales a las funcionalidades principales, se puede utilizar una interfaz de programación API abierta (acceso universal). Esto permite integrar las mejores soluciones de terceros, creando un módulo personalizado que resuelva las necesidades específicas del mercado: servicios de registro contactless, herramientas de gestión de reputación online y redes sociales.
Cabe resaltar que los bloques integrados tienen ventajas sustanciales versus desarrollos analógicos. La mayoría de los PMS están basados en la nube con accesibilidad global permanente, integran sus funcionalidades en una sola plataforma y cuentan con asistencia 24/7 bajo un esquema de precios por comisión, dependiendo de la cantidad de funcionalidades requeridas. (Cloudbeds, s.f).
Los PMS Más Destacados en el 2024
Entre los más destacados podemos mencionar los siguientes: Opera PMS, HotelManager, Cloudbeds, Suitech PMS Hotelero, Little Hotelier, GrupHotel, RoomRaccoon Software, Am Hotel, Hotelgest, Acihotel, ClockPMS, Evvivo, Frontdesk Anywhere, Mews, ResNexus, RMS Hospitality y Hotelogix. La elección normalmente obedecerá a ciertos atributos como instalación, funciones destacadas, compatibilidad con otros sistemas, escalabilidad, usabilidad, asistencia del proveedor y el perfil de usuario (SP net, 2024).
En definitiva, la elección del sistema de gestión hotelera (PMS) adecuado es fundamental para dirigir de manera eficiente cada aspecto del negocio hotelero. Independientemente del tamaño de la empresa y las necesidades operativas, se recomienda buscar una tecnología integrada, fácil de usar y que ofrezca una funcionalidad completa para cada usuario.
Las características clave que se han resaltado, como la gestión de huéspedes, las integraciones y la generación de informes, facilitan enormemente la dirección y permiten tomar decisiones estratégicas para llevar el negocio hotelero al siguiente nivel. Invertir en la solución de PMS adecuada es una decisión clave para el éxito y la rentabilidad del negocio hotelero.
Referencias
Cloud & DevOps. (2022, 16 de septiembre). ¿Por qué son necesarias las API abiertas?. The Bridge. https://www.thebridge.tech/blog/por-que-son-necesarias-las-api-abiertas
Cloudbeds. (s.f). Los 10 mejores programas de gestión hotelera (+ 10 funciones clave). Cloudbeds. https://www.cloudbeds.com/es/articulos/programas-hoteleros/
Redacción. (2024, 14 de enero). El Property Management System (PMS) revoluciona la gestión de propiedades vacacionales. Brickon. https://brickonpm.com/blog/2024/01/14/el-property-management-system-pms-revoluciona-la-gestion-de-propiedades-vacacionales/
NS Hoteles. (2021, 4 de mayo). ¿Qué es un sistema hotelero y cuáles son sus principales beneficios?. NS Hoteles. https://nshoteles.com.mx/blog/que-es-un-sistema-hotelero-y-cuales-son-sus-principales-beneficios
Oracle. (s.f). ¿Qué es el PMS hotelero?. Oracle. https://www.oracle.com/mx/hospitality/what-is-hotel-pms/
Protel Serenissima. (s.f). ¿Cómo un PMS hotelero mejora la experiencia del huésped?. Protel Serenissima. https://www.serinf.it/es/blog/hospitality-novedades/property-management-system-pms/
SiH. (s.f). LOS BENEFICIOS DE UTILIZAR UN PMS PARA REALIZAR ANÁLISIS DE DATOS Y TOMAR DECISIONES ESTRATÉGICAS. SiH. https://blog.sihoteles.com/2024/01/los-beneficios-de-utilizar-un-pms-para.html
SPnet. (2024, 3 de enero). PMS Hotelero: Los 10 Mejores Software para Hoteles. SPnet. https://softwarepara.net/pms-programas-gestion-hotelera/
SmartTravel. (2023, 25 de noviembre). Cómo simplificar la experiencia de Check-in y Check-out en tu hotel. SmartTravel. https://www.smarttravel.news/avirato-te-ayuda-a-simplificar-la-experiencia-de-check-in-y-check-out-en-tu-establecimiento/
